Krajowy System e-Faktur zmienia nie tylko sposób wystawiania dokumentów sprzedaży. W wielu firmach wymaga również ustalenia, kto odbiera faktury zakupowe, nadaje uprawnienia, kontroluje dane i reaguje w razie problemów technicznych. Dlatego współpraca z księgowością powinna obejmować konkretny podział obowiązków, a nie wyłącznie comiesięczne przekazywanie dokumentów.

Kto powinien mieć dostęp do KSeF?

Od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął większość przedsiębiorców. Najmniejsze firmy, których łączna sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie, mogą korzystać z uproszczenia do końca 2026 roku. Faktury zakupowe wystawione w systemie trzeba jednak odbierać przez KSeF już od 1 lutego 2026 roku.

Pierwszym krokiem powinno być wskazanie osób, które będą działały w systemie w imieniu firmy. Właściciel może sam wystawiać i pobierać dokumenty albo nadać odpowiednie uprawnienia pracownikowi czy księgowej. Dostęp nie powinien być jednak szerszy, niż wymaga tego zakres zadań. Osoba księgująca dokumenty nie zawsze musi mieć takie same możliwości jak pracownik odpowiedzialny za sprzedaż.

Jak podzielić obowiązki między firmę a księgowość?

Biuro rachunkowe może pobierać i księgować dokumenty, ale nie zastąpi informacji o dacie wykonania usługi, rabacie, zwrocie, zmianie zamówienia czy warunkach rozliczenia. Problemy pojawiają się najczęściej wtedy, gdy obie strony zakładają, że to druga z nich sprawdzi fakturę lub zauważy brak dokumentu.

Przed rozpoczęciem obsługi warto ustalić:

• kto wystawia faktury i korekty,
• kto sprawdza nowe dokumenty zakupowe,
• w jaki sposób przedsiębiorca opisuje koszty,
• kto nadaje i odbiera uprawnienia,
• jak wygląda postępowanie w trybie offline,
• kto kontaktuje się z kontrahentem po wykryciu błędu.

Obieg dokumentów powinien odpowiadać skali działalności. Innych zasad potrzebuje jednoosobowa firma usługowa wystawiająca kilka faktur miesięcznie, a innych sklep internetowy obsługujący zaliczki, zwroty i liczne korekty.

Biuro rachunkowe Warszawa – co powinna obejmować obsługa KSeF?

Przed podpisaniem umowy warto sprawdzić, czy biuro korzysta z oprogramowania zintegrowanego z KSeF i w jaki sposób zabezpiecza dostęp do danych klientów. Trzeba również ustalić, czy usługa obejmuje wyłącznie pobieranie faktur, czy także ich weryfikację, opisywanie, przygotowanie korekt oraz pomoc w razie nieprawidłowego wystawienia dokumentu.

Obsługa KSeF może więc oznaczać bardzo różny zakres pracy. Nie wyjaśnia, kto monitoruje system, jak często pobierane są dokumenty, czy biuro pomaga w nadawaniu uprawnień i jak postępuje po wykryciu rozbieżności. Te kwestie najlepiej doprecyzować w umowie lub załączonej procedurze.

Program do fakturowania ułatwia przesyłanie danych, ale nie porządkuje całego procesu. Nadal trzeba sprawdzać dane kontrahenta, właściwe stawki, moment rozliczenia i zasadność korekt. KSeF nie usuwa także potrzeby przekazywania księgowości informacji, których nie da się odczytać z samej faktury.

Dobrze przygotowana współpraca opiera się więc na połączeniu odpowiedniego oprogramowania z jasnym obiegiem informacji. Przedsiębiorca powinien wiedzieć, za które działania odpowiada sam, a które wykonuje biuro rachunkowe w Warszawie. Dzięki temu nowe zasady fakturowania nie powodują braków w dokumentacji ani nieporozumień przy rozliczeniach.